在审计开始之前，把文件集中存放在一个结构清晰的空间里，可以让各方迅速了解项目背景。目的是让交易易于理解，让凭证易于查阅。
明确业务框架
融资协议、预算、补充协议和立项文件说明了当初的决定。它们有助于明确审计期间、各方责任以及对报告的期望。
整理凭证链
一笔交易可能涉及多份文件：决定、订单、证明文件、付款和会计分录。在这些文件之间使用统一的编号，便于理解支出的来龙去脉。
记录责任分工
程序、授权和审批记录说明了由谁编制、由谁检查、由谁批准。如果做法发生过变化，应当能够对这些变化作出解释。
指定联系人
指定一名联系人便于提出资料需求和协调沟通。共享的资料清单可以区分已提交的文件、尚缺的信息和有待澄清的问题。
组织方面的参考。所需文件清单取决于业务约定书、项目本身以及有关出资方的要求。